TintaOtentik.Co – Pemerintah Kota Tangerang Selatan melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tangerang Selatan (DPK) mulai menyiapkan langkah digitalisasi arsip, khususnya dokumen vital dan bernilai sejarah yang selama ini masih tersimpan secara konvensional.
Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tangsel, Tomi Patria Edwardy mengatakan, arsip-arsip yang memiliki retensi atau masa simpan tertentu saat ini masih disimpan di depo arsip. Namun untuk arsip vital yang mengandung nilai sejarah dan strategis, akan dilakukan alih media melalui pemindaian (scan) ke format digital.
“Arsip yang konvensional dan memiliki retensi kita simpan di depo arsip. Tapi arsip vital yang punya nilai sejarah itu harus kita digitalisasi. Kita scan dan alih media ke bentuk digital, tetapi fisiknya tetap ada,” ujar Tomi ketika hadiri rapat forum OPD di Puspemkot Tangsel, dikutip Kamis, (5/3/2026).
Ia menjelaskan, dokumen penting seperti perjanjian kerja sama antar daerah, peta wilayah, hingga arsip peristiwa penting sejak masa wali kota pertama akan menjadi prioritas. Arsip-arsip tersebut akan ditarik dari OPD, terutama bagian pemerintahan, untuk diamankan dalam bentuk digital.
“Fisiknya tetap kita jaga, tapi kita punya salinan digitalnya. Jadi ketika sewaktu-waktu dibutuhkan, bisa langsung diakses tanpa harus membuka berkas manual,” jelasnya.
Selain digitalisasi arsip lama, sistem persuratan di lingkungan Pemkot Tangsel juga telah diarahkan berbasis elektronik melalui aplikasi Srikandi. Melalui sistem ini, setiap surat masuk dan keluar langsung terdokumentasi secara digital sejak awal proses.
“Begitu surat masuk, itu sudah langsung tercatat di sistem. Ada barcode, ada databasenya. Prinsipnya kita menuju paperless, sehingga dokumen lebih akurat dan bisa diakses kapan saja,” paparnya.
Menurutnya, digitalisasi bukan berarti menghilangkan dokumen fisik, melainkan menambah lapisan pengamanan melalui salinan digital. Langkah ini juga untuk mengurangi rasio penumpukan arsip di setiap OPD.
DPK menargetkan proses digitalisasi secara bertahap dapat mulai diimplementasikan pada 2027, seiring dengan kesiapan perangkat dan dukungan infrastruktur teknologi.
“Kita dorong agar perangkat digitalisasinya bisa disiapkan. Ini bagian dari upaya menjaga memori kolektif daerah sekaligus meningkatkan tata kelola arsip yang lebih modern dan aman,” tandasnya.
Laporan: Irfan
